さて、幹事グループ選出が終わりました。これから本格的に二次会の詳細部分について組み立てて生きます。
ここでは『赤字の出ない予算組みの方法』をご紹介いたします。
二次会は結婚式と違い、誘ったゲストの100％が出席するという保障はまったくありません。
出欠ハガキにて案内を出す場合は、非常に高い確率で出欠が取れると考えられますが、2次会DANDY達の二次会では出欠ハガキは使用しません。
したがって、100人のゲストを見込んでいたにも関わらず、90人しか集まらず、10人分の会費が赤字に・・・なんてことも起きうるでしょう。そんなことにならないように、効率的で地球にやさしい予算組みを事前にシュミレーションしてみましょう。
二次会スタイルは 『 ビュッフェスタイル＋飲み放題 』 が主流です。
会場を予約する際のポイントは
『90名で予約して、実際に100名来た場合はどのような会計になりますか？』
をしっかりと聞いておくことが大切です。
ほとんどのお店では、 90名様×（お料理＋飲み放題の金額） ＋ 10名様×飲み放題の金額
という料金システムになっています。
つまりこのシステムをうまく利用し赤字を出さない予算組みをしましょう。
例えば
100名を予定する二次会の場合その内訳は
80名 確定
13名 不安定（参加率50％）
5名 幹事
2名 新郎新婦
だと仮定とし、新郎新婦と幹事5人はほとんど食べないと考えます。
この場合料理の注文数は （80人＋13人×50％）×0.95＝82人分程度でよいと考えられます。
82名分の料理を注文し、実際100名参加した場合でも料理の量に問題ありません。（←経験上）
また、仮に「不安定参加者13人」が一人も来なくとも、参加人数は87名となり予算的にはクリアーです。
上記計算式の 0.95 という係数は、2次会DANDYが生み出した『ゲストの満足係数』です。
お店により若干増減はありますが、ほとんどの場合、ビュッフェ料理は余る傾向にあります。この『満足係数』を乗することにより、料理を余らせず、ちょうどよい量に調整するのです。
料理が足りなさ過ぎると、ゲストからの苦情が来る場合も考えられますので、この『満足係数』は臨機応変に使いわけましょう。
料理が余ると、それはすべてゴミ箱行きです。もったいないですね。
2次会DANDYでは予算組みをエクセルにて作成しています。下記よりダウンロードできますので是非ご活用ください！
超簡単!!二次会予算ファイルダウンロード(xls）
予算組みに必要な条件は以下の通りです。
・男性ゲスト人数（確定している人）
・女性ゲスト人数（確定している人）
・男性ゲスト人数（迷っている人）参加率を50％ととして換算します。
・女性ゲスト人数（迷っている人）参加率を50％ととして換算します。
・幹事の人数
・会費（男女別）
・会場に払う一人当たりの代金 （ここがポイントです。）
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